あまりこの手の「〜〜人のN個の法則」みたいなエントリーはやったことがなかったわけですが、近ごろ社内外で「出来ない人のメール」が目につくことが多いので「あの人達に届け」的にエントリーです。

SNSを介したコミュニケーションが増えている中で、仕事上はまだまだE-mailは重要なツールのひとつと言わざるを得ないですからね。

仕事が出来る人＝判断を下せる人

仕事は小さな判断の積み重ねです。判断を下すのは、経営層や幹部に限った話ではないのです。エンジニアなら仕様を決めたり、検証作業でOKと判断したり。営業職であれば、価格交渉したり、お客にお断りをしたり、それぞれの裁量の中で判断を下す必要があります。

そんな中での情報の伝達。
仕事上のコミュニケーションは相手に判断を求めたり、自分が判断を下したりすることが目的です。

個人的にはこの観点を非常に重視していて、「判断」の材料になりえないようなメールは「できない人のメール」だと思ってます。

1. 件名とは異なる話をする

まずは件名について。
ひとつの件名にはひとつのトピックだけにしたほうがよいです。

欧米に目を向けると、彼らは割と頻繁に件名を変えてきます。
日本と比較して分業が進んでいるからか、メールがどの案件に関連して、やりとりの目的が何で、誰が責任を負っているか、を明確にしている印象を受けます。

言い換えるなら、件名を適切につけることで「メールを通して何の判断を下すか」を双方で認識を一致させやすい状態にします。

2. 同じ件名のまま、ダラダラと返信を続ける

そもそも双方合わせて返信が5回以上も続くようなコミュニケーションはE-mailでやるべきではないはずです。
電話やチャットなどもっとインタラクティブなコミュニケーション手段で会話すべき。

インタラクティブなやり取りで十分に認識を擦り合せて「あとでその点だけメールでご連絡します。」とか「その点はメンバーと調整が必要なので別途回答します。」とかポイントをE-mailに適した塊りまで落とし込むと良いです。

3. 整形されていない

見た目編です。
テキスト形式にやたらにこだわる人がいますが、積極的にリッチテキストを使っても悪くないと思います。
日本の研究機関などで古くからE-mailを使用している人などはテキスト形式にこだわりがありますよね。

下記を施すだけで一層伝わり易くなります。

• 見出しの太字化
• 赤文字などでのポイントのハイライト
• 箇条書き

伝えたいポイントを明確にして、より早い判断につなげます。

4. 初めに結論を書かない

口頭でも同様でしょう。特に相手に判断を求めているのなら、最初に伝えたい事を書くことです。

• なにかを依頼したいのか
• なにかを報告しようとしているのか
• なにかを質問しようとしているのか
• 質問に回答しようとしているのか

メインで伝えたい事を最初に書く。その後、事情、報告内容の詳細、質問の意図を数行で補足します。

例えば、サポート系だったら、

お世話になっております。
〇〇の件でご報告です。
誠に恐れ入りますが、△△様からご指摘のあったような現象は弊社環境では再現致しませんでした。

弊社では、下記のような環境を用意し検証を行った次第です。
＜環境＞
(1) OS：Mac OSX 10.7.3
(2)・・・
(3)・・・

＜検証手順＞
(1)・・・
(2)・・・
(3)・・・

ご不明な点がありましたらお尋ね下さい。

みたいな感じでしょうか。

「詳細を知りたければ続きを読め」的なメールでいいんです。

5. 突然返信が途絶える

たまに突然メールを数日間返してこなくなるケースがあります。
おそらく内部の説得や調整などに時間がかかっているのだろうということはわかります。

しかし、何事も判断です。

すぐに回答できない質問を受けたのであれば、今は返信できないという小さな判断を自分自身で下して、「確認して〇日までに回答致します。」と一本メールを入れるだけで物事が円滑に進みます。また、「あぁ、早く返信しなきゃ」というストレスから解放されてやるべきこと（社内調整など）に集中できます。

おまけ：判断とGTD

あとは余談です。

最後の「ストレスから解放」で思い出したのですが、GTDを長らくやってきた過程で「判断力」がついた気がしています。
GTDとは端的に言って、物事を頭から積極的に追い出す事でストレスから解放されようという試みです。

常に頭をクリアにしようとする為に、「これは後でやる」「これは不要」とか小さな判断をバンバンできるようになった気がします。
立ち話で「あれもやらなきゃねー」みたいな話になったときもその場で終わりにせず、あとで必ずfollowするようにもなりました。

というわけで、「判断力」を磨きたかったら、GTDがおすすめですよ。
「判断力をつける＝仕事を進める力をつける」です。