自分のキャパを超えた仕事への対峙

猛烈に忙しい毎日を送っています。GTDによるToDo管理が粉砕されそうな勢いの仕事量です。

手に余る仕事に追われている時に何を思うか。メモしておきたいと思ったのでブログにぶつけてみます。

合理的に考える

キャパをオーバーしている状態では、キャパ外の仕事をやらないか、やるためにキャパを増やすかの2策しかない。

自分のキャパ外の仕事を受け入れない策

  • 他の誰かにお願いをする
  • 仕事を断る

自分のキャパを増やす策

  • 長めに残業する
  • 仕事を効率化する(自動化、無駄をなくす、新しいスキルを磨く)

新しい仕事(特に雑用)は「難しいです」と宣言してほぼ受付ない状態にしている。また、人的リソースも手当して(派遣契約とか)、仕事を振れる「誰か」を作っている。

残業はもはや毎日午前様で限界の状態。先に効率化を図っておけばよかったと後悔するけど、空けた分のキャパは新しいことを成し遂げるべく自ら埋めている気もする。埋めた何かでまたキャパオーバーを迎える。

また一人の人間の人生を考えれば「残業でキャパが増える」魔法は幻想にすぎない。家族の犠牲だったりそういうものでキャパを無理やり広げている印象。

忙しさに対峙するための策=効率化が最も理想的。

苦しみ抜いた状態で生み出した「効率化」は正義か?否。効率化することの手段として「キャパオーバー状態」を利用してはいけない。手段と目的の履き違え。「限界まで働いた時にその先に見える新しいもの」、とか言っているうちは本当に合理的な考えには至れない。

方法論とか

Omnifocusを使って初めて迎えた限界状態

Omnifocusは、プロジェクトが増えると管理がとたんに難しくなる。どのフォルダにどのプロジェクトを入れるべきかで迷いだし、気づいたら同じようなプロジェクトが2つあったりする。ひいてはレビューも面倒になってくる。
GTDシステムの欠陥ではないとは思うけれど、プロジェクトのタグ管理とか、そういう物があるといいなぁと。

GTDは最高。今考えるべきではないことをInboxに入力してとりあえず放置できる、「未来の自分に委任する」瞬間は実に気持ちいい。

ScanSnap + Evernote

とくに開発系の手書きのメモはとにかくA4の方眼紙にかいて、ScanSnapでスキャンしてEvernoteにぶちこんでいる。EvernoteのデフォルトフォルダをGTDでいうInboxとして見て、メモしたアイディアは必ずGTD的「処理」している。Evernoteではノートへのリンクが取得できるので、「処理」をする場合はOmnifocusでそのノートへのリンクを貼り付けるようにしている。

仕様検討段階ではこのメモが多くてEvernoteには救われた。でもこういうメモが増えないような開発フローのルーチン化をしたい。

Moleskineも活用

打ち合わせのメモとか、ひとりブレインストーミングとか。

  • メモには日付けを必ず入れる。
  • 3色ボールペンを使用
    • 日付けは青文字
    • 通常は黒文字
    • ToDoは赤字で星印
    • 追記は視認性を重視した色の選択、青か赤。
  • MoleskineもひとつのInboxと見立てて、必ずGTD的「処理」をする。処理をしたものには印をつける

メール

メールは1日50件くらい。CCなのはそのうち1割。ほとんど自分宛。これもメールの受信箱フォルダをGTD的Inboxとしてみて処理をする。判断を下したものは別フォルダに移動。MacのMailで受信フォルダにスクロールバーが現れない状態を極力キープする。

カレンダー

来客や打合せはさっさとカレンダーに入力してあとは忘れる。もはや覚えてられない。その日の朝に何があるかを確認する程度。打ち合わせの準備などはGTD的に別途準備。

iPhone/iPad

驚いたことに余り使っていない。基本はMacのOmnifocus、Moleskine、A4方眼紙。

Macで使っているアプリケーション

  • Dropbox(ファイル共有)
  • Evernote(メモ)
  • Terminal(ターミナル)
  • Mail(メーラー)
  • Emacs (テキストエディタ)
  • Cyberduck (FTP)

まとまらん

判断をすることが仕事、というのは昔書いた。キャパをオーバーしそうになったら、キャパを専有しそうな事案に尽く判断を下して、頭のなかを滞留している時間を短くすべきかもしれない。

今日はこのへんで。

 

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